Comment s’organiser en 5 étapes pour être plus productif ?

Avez-vous déjà ressenti ce moment où vous avez l’impression d’être complètement dépassé ?… Oui rappelez-vous, vous étiez en train de réaliser une tâche simple qui aurait dû vous prendre 5 minutes, mais vous veniez de vous souvenir que vous aviez également ceci ou cela à faire qui aurait déjà dû être fait. Et encore à ça s’ajoutait une autre tâche…

Et c’est là que vous avez l’impression de vous noyer dans un courant vous aspirant vers le fond !

Rassurez-vous, vous êtes comme la plupart des gens. On pense souvent que l’on manque de temps mais c’est rarement la vraie raison. Et heureusement il existe une méthode simple que l’on a découvert dans le livre « S’organiser pour Réussir » de David Allen.

En voici un aperçu.

Si vous souhaitez aller encore plus loin, voici 10 habitudes matinales pour améliorer votre organisation et votre productivité.

Maîtrisez votre quantité de travail en 5 étapes

La méthode GTD (ou l’art de l’efficacité sans le stress) de David Allen fonctionne en 5 étapes:

1. L’externalisation de toutes vos tâches à accomplir

Le but est de vous libérer l’esprit en regroupant dans un même endroit (papier, tableur,…) toutes les tâches plus ou moins importantes, personnelles et professionnelles que vous devez réaliser.

2. Le traitement de la liste

L’auteur prend pour exemple la réception d’un mail. Vous devez vous poser la question: « Est-ce que je dois effectuer une action ? »

• Si la réponse est « non », jetez le à la corbeille. (Ou archivez le si c’est un document à conserver),
• si c’est « oui », demandez-vous si l’action peut être effectuée en moins de 2 minutes. Si « oui », faites la et si c’est « non », ajouter l’action à votre liste.

C’est la même chose avec vos tâches.

3. Organisez vos tâches

L’auteur trouve qu’il n’est pas utile de prioriser nos tâches puisque notre quotidien et nos impératifs vont s’en charger (voir étape 5). Par exemple, si vous devez rendre un document fin de semaine, il y a des chances que vous programmiez de le faire avant une tâche qui serait à rendre la semaine d’après.

Par contre, pour des tâches plus massives comme des Projets, il faut les diviser en plusieurs étapes. Et chaque étape devra être détaillée. Par exemple, nous préparons actuellement notre tour du monde pour août 2018. Nous avons étalé nos tâches de façon hebdomadaire jusqu’au jour J, et je peux vous dire qu’il y en a une grande quantité.

4. Contrôlez régulièrement votre liste

Vous avez déjà remarqué comme vous vous sentez bien lorsque vous venez de terminer le rangement de votre garage, après le grand rangement de votre maison, ou encore après avoir terminé tout l’entretien de votre jardin (tonte, taille, mauvaises herbes,…) ?

Eh bien ce sera la même chose avec votre liste lorsque vous la contrôlerez chaque semaine. Vous verrez tout ce que vous avez accompli, et vous y ajouterez les nouvelles tâches. Et là, vous vous sentirez confiant et fier! Fini la noyade, vous mènerez le bateau !

5. Le passage à l’Action

Maintenant que vous avez listé vos tâches, il faut passer à l’action. Mais dans quel ordre ? Pour le déterminer, vous pouvez prendre en compte l’endroit où vous vous trouvez, le temps que vous avez devant vous, et aussi l’énergie que vous avez de disponible. Par exemple, vous n’allez pas commencer à démarrer une longue tâche si vous devez partir dans 10 minutes.

Pour aller encore plus loin dans la planification d’un projet, vous pouvez lire notre article « Comment transformer un rêve en projet ».

S’organiser par le rangement

Le but est de réduire au maximum le stress et de se sentir plus efficace. Et pour ça, il y a une chose qui peu paraître banale mais importante, le rangement. D’un côté il y a le rangement de votre espace de travail et de tous les espaces que l’on utilise dans une maison (cuisine, garage,…). Et de l’autre côté, il y a le classement de tous vos documents qui vous permettra de ne pas perdre de temps à chercher le jour où vous en aurez besoin.

Attention toutefois à ne pas jeter des tâches en voulant faire le grand ménage !

Les petites astuces

Enfin pour retirer tout stress dans une situation où vous devez par exemple apporter un dossier important à un certain endroit le lendemain matin, il vous suffit de laisser ce dossier sur votre passage du lendemain matin. Comme sur le meuble devant lequel vous mettez vos chaussures.

Vous pouvez fonctionner sur le même principe avec d’autres tâches. Comme par exemple:

• Organisez votre trajet en voiture pour passer devant votre banque pour ne pas oublier d’y déposer des chèques.
• Notez dans les notes de votre ordinateur un numéro d’identifiant que vous utilisez tous les jours, plutôt que d’aller le chercher à chaque fois dans vos mails. Le mieux reste de le connaitre par cœur ou d’utiliser la mémorisation de vos identifiants par votre ordinateur.
• Notez sur un Post-It visible une longue procédure que vous devez faire hebdomadairement afin de ne rien oublier et de ne pas perdre de temps à chercher et à douter. C’est ce que je fais pour mes tâches qui se répètent systématiquement chaque semaine.

Une question tracasse votre organisation ?

Là aussi il existe des solutions pour éviter de stresser. Il suffit de réagir de la bonne façon et je vous propose de le découvrir dans notre article sur les « 5 étapes pour résoudre vos problèmes en moins de 5 min grâce à la méthode QODAO ».

J’espère que cet article vous aura apporté des idées à développer et à approfondir. Si vous avez vous aussi des petites astuces, partagez-les nous en commentaire pour en faire profiter tout le monde 🙂

Personnellement, j’ai tendance à me surcharger de travail et je peux vous assurer que le fait d’appliquer ces petites choses au quotidien m’a permis de sortir d’une forte pression que je m’étais instaurée. Et également d’être plus reposé.